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结构化管理合同的必要性

更新时间:2020-04-14 14:08:29

       序言

       合同是企业经营管理基础工作的重要内容,是企业通向市场的桥梁和纽带。

       其重要性是毋庸置疑的,对合同管理的“增效降险”也是越来越受到企业的重视。

       在本文中,我们主要是阐述数字化管理合同的必要性,首先有必要简单介绍下合同管理和合同管理系统。


  •        合同管理

       合同管理全过程就是由洽谈、草拟、签订、生效开始,直至合同失效为止。不仅要重视签订前的管理,更要重视签订后的管理。

  •        合同管理系统

       合同管理系统,是建立在信息技术基础上,利用现代企业的先进管理思想,为企业提供决策、计划、控制与经营绩效评估的全方位、系统化的合同管理平台。


       1、法务工作者需要与时俱进

       数字化转型是很多的企业在考虑的一件事情,也是必然要做的事情,除了我们传统的人事、财务、销售、采购等部门外,那么我们的法务部门是否也应该考虑数字化转型?

       合同管理系统,是法务工作者进行数字化转型的有效信息化工具。

       首先,和大家分享下,我们探讨出的企业合同管理方式演变的四个阶段:

合同管理方式演变


       第一阶段:纸质合同管理

       该方式最大的问题在于传阅不方便,无法起到高效协同的目的。

       第二阶段:电子合同管理

       该方式最大的问题在于属于个人行为,对于企业存在流失风险。

       第三阶段:非结构化合同管理系统

       该方式最大的问题在于流程控制和统计分析不方便,无法为数据中心提供有效数据。

       第四阶段:结构化合同管理系统

       该方式是我们认为的目前最为有利的一种管理合同的方式,可以把合同关键数据标签化,如合同金额、收付款时间、签约方信息、合同类型等,有利于为其他系统提供真实数据,特别是对于ERP和数据中心。


       2、结构化合同管理的核心

       我们认为结构化合同管理是企业数字化转型的必然组成部分,在结构化合同管理中,有两个核心点需要大家注意:

  •        全过程管理

       需要对合同的四个阶段进行全方位的管理,以及与合同涉及的项目、客户、供应商、收付款、发票等的多维度全关联管理。

  •        数字化管理

       尽量采用模板化管理,降低合同风险,同时需要支持多组织的合同管理,多系统的数据串联,让合同数据变成结构化数据,可复用,可统计。

合同管理的四个阶段

       3、结构化合同管理系统的特点

       无论是法务工作者,还是我们企业的IT,在选择合同管理系统的时候,一般会着重于对合同本身的管理,如模板是否支持、在线编辑是否可以、合同台账有没有等等,往往会忽视了合同管理流程的精细化。

       我们认为,结构化合同管理系统需要具备两个特点:

  •        合同文本管理功能齐全

       这部分着重于对合同范本、合同版本、合同归档、关联文本的管理,更注重于通过信息化手段对合同本身的管理,方便使用。

  •        合同流程管理的延伸性

       这里其实存在着一个矛盾点,合同关联流程,如合同评审流程、合同变更流程、用印申请流程,这些流程一般都在企业的OA系统中都存在,而OA系统又无法做到结构化管理合同,也就造成我们的法务工作者无法很好的“增效降险”。


       因此,我们认为结构化合同管理系统,必须有其延伸的能力,其中有两种方式:

       1、 与OA系统的流程集成,数据做到有来有回,流程在OA,合同管理在合同管理系统,存在的问题是流程审核太简单,模板的同步、主数据的同步时效性不好;

       2、 与OA系统仅做单点登陆,通过OA系统进入到合同管理系统,完成合同管理相关的工作,同时把关键数据抛送给ERP、财务系统、订单系统等。


       第二种方式,显然是优于第一种方式,无论是后期的维护,还是用户体验来说,都是更优质的,这是一种“弱耦合”的方式。

       但是,要实现第二种方式,就对我们的合同管理系统提出了一个“流程管理精细化”的要求,比如合同评审流程,在一个多业态的集团中,根据合同金额、类型、签约方资信等规则,走向是非常复杂的,涉及的规则可能就有上百种,那就要求合同管理系统必须具备很好的“延伸性”了。

结构化管理合同的特点


       4、结构化合同管理系统的价值

       结构化合同管理系统,相比较于非结构化合同管理系统,我们认为有三个特殊的价值点:

  •        数据提取更方便

       数据的保存方式是结构化的,容易提取形成统计分析报表,关键数据的定义,可根据每家企业个性化配置。

  •        流程管理更精细

       支持集团多业态复杂合同流程,允许同时存在上千个逻辑判断规则,做到流程的端到端管理。

  •        多系统集成更方便

       通过配置的方式,实现与第三方系统的数据传递,尽量减少数据的重复录入,以免造成风险。


(文章整理自企业流程管理专家)

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